Con la pianificazione delle risorse si intende il processo di organizzazione dei mezzi necessari per completare un progetto o un prodotto entro un determinato periodo di tempo. Ciò comporta l’identificazione delle risorse necessarie, quando e come verranno utilizzate. Gestendo efficacemente le tue risorse, puoi avere maggiore controllo sulle tue spese e sul flusso di cassa, essenziale per il successo di qualsiasi progetto o attività.
Le risorse di cui stiamo parlando possono essere attrezzature, macchinari, materie prime, veicoli, membri del personale, ma anche creatività e altri aspetti più “astratti” del tuo lavoro.
La loro pianificazione è fondamentale per le aziende di qualsiasi dimensione perché garantisce un’efficiente organizzazione del personale e delle attività quotidiane.
Diventa particolarmente importante man mano che un’azienda cresce perché la giusta programmazione delle risorse può fare la differenza in termini di produttività e redditività.
Un valido piano delle risorse risponde a domande come: quali risorse sono necessarie? Quando sono necessarie e quanto costeranno per l’acquisizione e la manutenzione?
In un’azienda appena nata è probabile che i proprietari, con l’intento di ridurre i costi, gestiscano autonomamente vari ruoli invece di assumere personale specializzato. Gestire da soli attività come la contabilità, l’assistenza clienti, le vendite e altro, può essere fattibile solo se a breve termine e per una piccola impresa. Risulterebbe invece molto più complicato per un’azienda in espansione, che dovrebbe delegare queste responsabilità ad altri dipendenti.
Organizzare queste e altre attività può rendere molto più agevole il processo di transizione dalla gestione centralizzata alla responsabilità delegata.
Creando un piano mensile o trimestrale, puoi concentrarti sull’acquisizione delle risorse necessarie, siano esse fisiche o umane, nei momenti opportuni.
In qualsiasi organizzazione, la risorsa più preziosa sono le persone.
È importante quindi che il tuo team disponga delle giuste competenze per gestire in modo efficiente progetti, creare prodotti e fornire servizi.
Per garantire ciò devi essere capace di identificare e suddividere le operazioni che devono svolgere, quelle che non sono ancora iniziate e le lacune che devono essere colmate. Un processo utile per aiutarti a determinare di quali risorse umane hai bisogno.
La pianificazione delle risorse umane coinvolge tre componenti fondamentali. Avrai infatti bisogno di persone che possano assisterti in:
- Gestione della governance e degli aspetti amministrativi della tua attività
- Completamento di attività specifiche relative alla produzione e alla consegna
- Fornitori di servizi di supporto professionale
Solitamente, il personale addetto alle risorse amministrative e di governance aumenta come conseguenza della crescita aziendale. Altre risorse umane professionali di cui potresti aver bisogno, ma come supporto esterno, sono consulenti finanziari e fiscali, avvocati, consulenti del lavoro e altri professionisti addetti allo sviluppo aziendale.
Per capire quale tipo di assistenza devi richiedere, è importante che tu abbia una comprensione completa degli obiettivi aziendali che ti sei prefissato per il breve, medio e lungo termine. Più accurato è il tuo piano delle risorse, più prenderai decisioni consapevoli.
Ad esempio, se riesci a pianificare meticolosamente una linea di produzione per un anno, saprai dare indicazioni precise sul lavoro da svolgere ai tuoi dipendenti e determinare, per esempio, quando un lavoratore part-time dovrebbe passare a tempo pieno.
Anche la gestione delle risorse fisiche è un aspetto essenziale nell’organizzazione di un’impresa e richiede un’attenta programmazione. Per esempio, devi sapere se puoi acquistare o noleggiare attrezzature, macchinari e veicoli necessari per la produzione e altre attività.
Decidere se acquistare o affittare risorse fisiche è un passo importante per qualsiasi attività commerciale.
In genere, l’acquisto è meno costoso nel tempo rispetto che al leasing. Allo stesso tempo, i beni di proprietà tendono a perdere valore nel tempo, mentre il leasing potrebbe consentirti di aggiornare regolarmente la tua attrezzatura senza acquistarne una nuova. Alcuni contratti di leasing possono includere anche costi di manutenzione e assistenza, riducendo così le spese aggiuntive.
La scelta dell’acquisto rateale offre il vantaggio di possedere il bene alla fine del termine di pagamento. Il tasso di interesse sull’acquisto rateale è generalmente inferiore rispetto a un prestito bancario o scoperto utilizzato per acquistare il bene. Inoltre, per tutta la durata del contratto di acquisto rateale, è possibile richiedere detrazioni fiscali.
Valuta l’impatto di questo investimento sugli altri obblighi finanziari ed esplora modi alternativi per raggiungere obiettivi aziendali simili.
Quando sviluppi il tuo piano aziendale relativo alle risorse, considera anche le loro tempistiche e durata, per esempio: queste risorse saranno una parte permanente della tua attività o alcune di esse saranno necessarie solo per un breve periodo?
Le risposte che ti darai ti aiuteranno a determinare i flussi di cassa e avere una visione a 360° per la tua organizzazione aziendale.
Un’efficace pianificazione delle risorse può anche aiutarti a identificare potenziali sforamenti del budget e intraprendere azioni correttive.
Altro fattore da tenere in considerazione quando definisci il tuo piano aziendale è il cambiamento.
La tua azienda può affrontare variazioni impreviste nella catena di approvvigionamento, nel mercato o nell’ambiente che possono influire in modo significativo sulle risorse e sul personale.
I fattori esterni possono mettere a dura prova le risorse interne in modi imprevisti. Ad esempio, una tempesta invernale può avere un impatto diretto su un vivaio. Se le piante all’aperto vengono danneggiate dalla grandine, potrebbe essere necessario spostarle all’interno, il che può richiedere transpallet e personale aggiuntivi per gestire la situazione. Allo stesso modo, un cambiamento nella catena di approvvigionamento dei trasporti può avere implicazioni di vasta portata nella tua linea di produzione. È importante che tu sia preparato a tali scenari e disponga di piani di emergenza.
Per riassumere, assicurati di disporre delle risorse appropriate e di un relativo piano dettagliato per supportare la gestione del tuo progetto. In questo modo sarai in una posizione migliore per tenere traccia dei tuoi progressi commerciali.