Per eseguire e finalizzare in modo efficiente i progetti di marketing, le aziende utilizzano uno o più strumenti per migliorare la gestione delle attività da svolgere. In questo articolo parliamo dei vantaggi, delle fasi e dei metodi per eseguire in modo efficiente ed efficace i progetti aziendali.
La gestione dei progetti di marketing
I progetti di marketing da gestire sono molteplici e a volte articolati sia in piccole e medie aziende sia in quelle di dimensioni più grandi.
I progetti di marketing comprendono attività come la determinazione dei prezzi, la promozione e la distribuzione di nuovi prodotti o servizi. Nei progetti vengono messi in chiaro obiettivi, ruoli e responsabilità, ma anche i processi, gli strumenti e i modelli che si intendono utilizzare.
Altre attività che sono incluse nella gestione di un progetto possono essere:
- Creare campagne promozionali e di pubbliche relazioni
- Sviluppare il sito web/landing page
- Ottimizzare i motori di ricerca (SEO)
- Gestire i social media
E ancora: l’identificazione dei potenziali rischi, la gestione dei budget e la valutazione dei progressi del team, tutte fondamentali per raggiungere il successo.
I vantaggi
Di seguito sono elencati i vantaggi dell’utilizzo di uno strumento di project management nel marketing:
- Migliora la gestione del tempo, delle finanze e delle risorse del team.
- Consente ai manager di monitorare i progressi in modo più efficace e incentivare il team a raggiungere gli obiettivi prefissati.
- Ottimizza la comunicazione tra le parti coinvolte nel progetto.
- Consente di concentrare gli sforzi sulle aree critiche e di canalizzare le risorse sugli aspetti più vantaggiosi per l’azienda.
Fasi di Project Marketing Management
Il monitoraggio dei progressi durante le varie fasi è fondamentale per raggiungere gli obiettivi di gestione del progetto. Queste fasi comprendono:
1. Inizio
Durante la fase di avvio, i project manager assieme al loro team valutano la fattibilità del progetto e ne determinano la redditività. Una volta confermato, si assegnano ai membri del team e ad eventuali subappaltatori, lo sviluppo di strategie per la gestione del progetto.
2. Pianificazione
Nella fase di pianificazione, i responsabili del marketing definiscono le risorse del progetto e il budget e una tempistica ben definita per portarle a termine. Assegnano compiti specifici ai membri del team in base alla complessità del progetto e stabiliscono degli obiettivi.
3. Esecuzione
L’esecuzione è l’attuazione del piano e la garanzia che tutti i membri del team siano consapevoli delle proprie responsabilità. Suddividere le attività del progetto in attività secondarie più piccole e delegarle ai vari team può aiutare a tenere traccia dei progressi e migliorare l’efficienza del lavoro.
Durante la fase di esecuzione, il project manager tiene traccia dell’avanzamento delle attività, riporta queste informazioni alle parti interessate e limita eventuali complicanze che possono ostacolare o rallentare il progetto.
4. Monitoraggio e controllo
Questa fase prevede la revisione dei progressi dei team coinvolti per determinare se ci sono modifiche da apportare al piano iniziale. Il project manager valuta le prestazioni dei team con lo scopo di migliorarne l’efficienza e garantire la consegna del lavoro entro i limiti di tempo e di budget.
5. Chiusura
Nella fase finale, viene preparato un documento che contiene i dati e i risultati ottenuti e le eventuali modifiche da apportare per i progetti futuri. I risultati vengono infatti confrontati con i documenti creati nella fase di avvio per valutare l’efficacia delle strategie. Documentando il processo, il team acquisisce una maggiore comprensione delle aree di miglioramento per le attività future.
Esempi di strumenti di project management
Gestire grandi progetti non è semplice: bisogna coordinare diversi team e attività, ci si può imbattere in ostacoli e problematiche da superare che, a volte, non si possono prevedere.
Per limitare i rischi lungo il percorso, le aziende possono fare affidamento su processi e strumenti di gestione sicuri e pratici.
Questi strumenti sono utilizzati principalmente per pianificare e gestire le diverse attività e orari. Alcuni esempi di strumenti che possono essere utilizzati nella gestione dei progetti per il marketing includono:
Basecamp
Basecamp è un software progettato per gestire i progetti e suddividerli in diverse attività. Con questo strumento, puoi modificare il tuo programma di lavoro per adattarlo in base ai cambiamenti aziendali e alle nuove esigenze sia interne che esterne. Inoltre, frazionare le attività in mansioni più piccole ti consente di stabilire le priorità e delegarle con facilità.
Hubspot CRM
Hubspot CRM è uno strumento all-in-one che integra funzionalità specifiche per le attività di marketing con un CRM (Customer Relationship Management). Questo sistema raccoglie dati sui clienti e semplifica i processi come la comunicazione via e-mail. Con la versione base gratuita del software, Hubspot CRM offre anche una libreria di modelli email e di comunicazione per migliorare le tue iniziative di marketing.
Monday.com
Questo programma include strumenti di gestione come bacheche, modelli di Gantt e pianificazione dei progetti. Monday.com dispone anche di un CRM che fornisce i dati dei clienti e aiuta il team marketing a comprendere meglio il proprio pubblico di destinazione.
Airtable
Airtable è un software che incorpora strumenti di marketing e di CRM. Fornisce un facile accesso ai dati dei clienti e una vasta libreria di modelli di newsletter. Inoltre, offre to-do list e funzionalità di comunicazione per il team, come una chat di messaggistica integrata e rapporti sul budget.
Hive
Hive è uno strumento versatile che tiene traccia dell’avanzamento dei tuoi progetti. È dotato di un CRM che gestisce le informazioni sui clienti e invia newsletter. Lo strumento dispone anche di messaggistica di gruppo e funzionalità di collaborazione in Cloud, che rendono più efficiente la comunicazione tra i membri del team.